DSS dan Contoh kasusnya

        Sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para pemakai di suatu organisasi dapat dibedakan menurut dukungan terhadap berbagai level manajemen maupun area fungsional (departemen). Salah satu jenis sistem aplikasi yang sangat popular di kalangan manajemen perusahaan adalah Decision Support System atau disingkat DSS.

1.PENDAHULUAN
         Sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para pemakai di suatu organisasi dapat dibedakan menurut dukungan terhadap berbagai level manajemen maupun area fungsional (departemen). Salah satu jenis sistem aplikasi yang sangat popular di kalangan manajemen perusahaan adalah Decision Support System atau disingkat DSS. DSS (Decision Support System) merupakan jenis sistem informasi yang diklasifikasikan menurut dukungan terhadap level manajemen. 

   DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. Jadi fungsinya adalah untuk membantu mengambil keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi. Sistem inilah yang mendukung keputusan semiterstruktur dan tak terstruktur.

     DSS ( Decision Support System ) atau biasa disebut Sistem Pengambilan Keputusan (SPK), pada awalnya mempunyai defini: suatu sistem yg menyediakan sarana bagi para manajer untuk mengembangkan informasi sesuai dengan keputusan yg akan dibuat. Tujuannya adalah untuk menunjang keputusan-keputusan yang relatif tidak terstruktur (unstructured). Agar berhasil mencapai tujuannya maka sistem tersebut harus: (1) sederhana, (2) robust, (3) mudah untuk dikontrol, (4) mudah beradaptasi, (5) lengkap pada hal-hal penting, (6) mudah berkomunikasi dengannya.

     Secara implisit juga berarti bahwa sistem ini harus berbasis komputer dan digunakan sebagai tambahan dari kemampuan penyelesaian masalah dari seseorang. Definisi lain dari DSS adalah (1) sistem tambahan, (2) mampu untuk mendukung analisis data secara ad hoc dan pemodelan keputusan, (3) berorientasi pada perencanaan masa depan dan (4) digunakan pada interval yang tak teratur atau tak terencanakan. 

  Sedangkan Menurut Keen dan Scoot Morton, Sistem Pendukung Keputusan merupakan penggabungan sumber-sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan yang berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah-masalah semi struktur.

   

 Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1) Sistem yang berbasis komputer;

2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan
kalkulasi manual;

4) Melalui cara simulasi yang interaktif;

5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

   Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengan perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer. Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa Decision Support System (DSS) bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu mengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan.

2. DSS (Decision Support System)

2.1. Arsitektur (komponen/subsistem)

Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:

1) Database

      database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management System (DBMS)

2) Model Base

    Model Base atau suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (misal: model matematika) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.

3) Communication (dialog subsystem/user interface)

  Keunikan lainnya dari SPK adalah adanya fasilitas yang mampu mengintegrasikan sistem yang terpasang dengan pengguna secara interaktif, yang dikenal dengan subsistem dialog. Melalui subsistem dialog, sistem diimplementasikan sehingga pengguna/user dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui subsistem yang dibuat ini yaitu dengan menyediakan antarmuka.
          

Fasilitas yang dimiliki oleh subsistem dialog dibagi menjadi tiga komponen :

1. Bahasa aksi (action language), yaitu suatu perangkat lunak yang dapat digunakan oleh user untuk berkomunikasi dengan sistem, yang dilakukan melalui berbagai pilihan media seperti keyboard, joystick dan keyfunction yang lainnya.

2. Bahasa tampilan (display and presentation language), yaitu suatu perangkat yang berfungsi sebagai sarana untuk menampilkan sesuatu. Peralatan yang digunakan untuk merealisasikan tampilan ini diantaranya adalah printer, grafik monitor, plotter, dan lain-lain.

3. Basis pengetahuan (knowladge base), yaitu bagian yang mutlak diketahui oleh pengguna sehingga sistem yang dirancang dapat berfungsi secara interaktif.

4. Knowledge Management

Subsistem optional ini mendukung subsistem lain atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.

Dibawah ini adalah model konseptual Decision Support System (DSS):

2.2Karakteristik
Menurut Sprague dan Carlson, DSS memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993) yaitu :

1) Sistem yang berbasis komputer;

2) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual;

4) Melalui cara simulasi yang interaktif;

5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengan perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.

  

 Dari pengertian Sistem Pendukung Keputusan maka dapat ditentukan karakteristiknya antara lain :

1. Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception

2. Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang kontrol proses pengambilan keputusan

3. Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tak struktur

4. Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan

5. Memiliki subsistem - subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item

6. Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen

Berikut adalah bagan karakteristik dan kemampuan ideal suatu DSS :

1. DSS menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan utamanya pada situasi semi-terstruktur dan tak terstruktur dengan memadukan pertimbangan manusia dan informasi terkomputerisasi.

2. Dukungan disediakan untuk berbagai level manajerial yang berbeda, mulai dari pimpinan puncak sampai dari manajer lapangan.

3. Dukungan disediakan bagi individu dan juga group.

4. DSS menyediakan dukungan ke berbagai keputusan yang berurutan atau saling berkait.

5. DSS mendukung berbagai fase proses pengambilan keputusan: intelligence, design, choice.

6. DSS mendukung berbagai proses pengambilan keputusan dan style yang berbeda-beda.

7. DSS selalu bisa beradaptasi sepanjang masa.

8. DSS mudah untuk digunakan.

9. DSS mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu, kualitas), lebih daripada efisiensi yang bisa diperoleh (biaya mengambil keputusan).

10. Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah.

11. DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada penyempurnaan sistem dan kebutuhan baru.

12. User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana.

13. DSS biasanya mendayagunakan berbagai model (standart atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan.

14. DSS dalam tingkat lanjut dilengkapi dengan komponen knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif.

2.3 Cara kerja system

Menurut Herbert A. Simon ( Kadarsah, 2002:15-16 ),

tahap - tahap yang harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan (DSS) sebagai berikut : 

1. Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )

          Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.

2. Tahap Perancangan ( Design Phace )

          Tahap ini merupakan proses pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang dapat diambil. Hal tersebut merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan, sehingga diperlukan proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan model dalam meneliti masalah yang ada.

3. Tahap Pemilihan ( Choice Phace )

          Pada tahap ini dilakukan pemilihan terhadap berbagai alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan kriteria - kriteria berdasarkan tujuan yang akan dicapai.

4. Tahap Impelementasi ( Implementation Phace )

          Tahap ini dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.

3. APLIKASI TERAPAN DSS (Decision Support System)

          DSS merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer, termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan), sehingga DSS sangat popular di kalangan manajemen perusahaan. Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan . Dimana system informasi mempunyai tujuan untuk mendukung sebuah aplikasi Decision Support System (DSS). 

Berikut adalah beberapa contoh aplikasi yang menggunakan DSS :

1.    DSS untuk proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir pada PT. X 
Salah satu contoh yang akan disorot dalam hal ini adalah cara pemilihan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ada pada suatu jabatan tertentu. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem pendukung keputusan untuk proses profile matching dan analisis gap yang dibuat berdasarkan data dan norma-norma SDM yang terdapat di 
PT. X.

      Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi karyawan dalam Sistem Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir berdasar pada 3 aspek yaitu Kapasitas Intelektual, Sikap Kerja dan Perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut. Software ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 2000 untuk database dan Borland Delphi 5 sebagai compiller-nya. 

       Dari hasil implementasi sistem, disimpulkan bahwa dengan penggunaan software ini dapat membantu proses pengambilan keputusan terhadap profile matching proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir di PT. X.

2. DSS berbasis spreadsheet untuk menganalisis biaya penyelenggaraan pendidikan Manajemen lembaga pendidikan memerlukan alat bantu dalam perencanaan anggaran yang dapat mensimulasikan pengaruh kebijakan manajemen terhadap anggaran operasional, dan menghasilkan informasi keuangan untuk digunakan dalam menetapkan alternatif pemodelan anggaran yang akan diterapkan.

   Sistem Pendukung Keputusan yang digunakan adalah DSS berbasis spreadsheet yang menggunakan kebijakan manajemen sebagai acuan untuk menentukan besaran komposisi anggaran operasional pendidikan dari tahun ke tahun dalam bentuk program Analisis Anggaran.

          Manajemen dapat melakukan perubahan atas variabel-variabel kebijakan berupa jumlah mahasiswa, jumlah dosen, pertumbuhan kelas, pertumbuhan biaya yang mempengaruhi anggaran penerimaan dan pengeluaran pada menu proyeksi sehingga didapatkan anggaran proyeksi dari tahun ke tahun. Setiap efek perubahan atas variabel kebijakan akan divisualisasikan dalam bentuk grafik.

3. DSS untuk penanganan jalan lintas timur sumatera. Jaringan jalan utama di Pulau Lintas Timur Sumatera dibentuk oleh tiga jalan utama yaitu Lintas Timur, Lintas Tengah dan Lintas Barat. Pada Jalan Lintas Timur Sumatera, banyak terdapat ruas jalan dalam kondisi rusak ringan dan rusak berat yang sewaktu-waktu berpotensi terputus.

   Kerusakan jalan yang progresif terjadi karena terlambatnya penanganan perbaikan dan terbatasnya dana. Selama ini penanganan Jalan Lintas Timur dilakukan secara manual sehingga diperlukan sistem informasi yang membantu penanganan dalam hal ini pembuatan Analisis Keputusan.

  Aplikasi LTDSS (Lintas Timur Decision Support System) merupakan aplikasi Decision Support System (DSS) untuk penanganan jalan Lintas Timur Sumatera. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Visual Basic 6.0, Ms. Access 2000 dan Crystal Reports 8.5. Aplikasi LTDSS membutuhkan input berupa data ruas, data seksi, data kondisi, data lalulintas, data perencanaan serta data biaya.

   Proses yang dilakukan mengacu pada MAK (Metode Analisis Komponen). Output yang dihasilkan berupa alokasi dana tiap propinsi dan jenis penanganan jalan untuk tiap ruas serta dapat diketahui umur layan dari jalan yang ditinjau.

4. DSS untuk kelayakan proposal kredit Bank Rakyat Indonesia
Sekarang ini karena banyaknya perusahaan ataupun pengusaha yang mengajukan kredit ke Bank membuat bank tersebut harus lebih meningkatkan kualitas pelayanan terhadap nasabah.

   Sebagai contoh : pemberian kredit Bank Rakyat Indonesia dimana BRI memberikan kredit kepada debitur tetapi melalui proses yang harus dilalui. Penyaluran kredit yang berhasil akan membawa keuntungan yang besar bagi bank. Oleh karenanya BRI harus benar-benar hati-hati dalam menyalurkan kreditnya. Sebelum menyalurkan kredit kepada seorang calon debitor, BRI harus menilai dulu kelayakan proposal kreditnya.

 Dengan adanya perkembangan teknologi komputer di bidang sistem informasi dirancanglah suatu Sistem Pendukung Keputusan Spesifik (Specific Decision Support Systems) SDSS yang dirancang dengan cara cepat (Quick Hit) dan pendekatan secara interaktif. Rancangan SDSS (Specific Decision Support Systems) ini menggunakan perangkat lunak Clipper 5.2 sebagai DSS Tools atau peralatan DSS-nya.

   Berdasarkan hasil uji coba sistem, dapat disimpulkan bahwa aplikasi SDSS ini sangat membantu dan memudahkan pihak pengambil keputusan dalam tugasnya menilai kelayakan proposal kredit.

5. DSS untuk peningkatan produktivitas Hotel Bintang 3 di Surabaya menggunakan AHP dan OMAX produktivitas atau perbandingan antara input dan output merupakan salah satu alat yang berpengaruh dalam menentukan profitabilitas dan daya saing dalam perusahaan. Hotel perlu melakukan pengukuran produktivitas kerja supaya dapat bertahan dan bersaing dalam efisiensi dan efektivitas dengan hotel-hotel yang lain.

  Berdasarkan permasalahan yang dihadapi tersebut, maka perlu adanya suatu sistem yang dapat membantu dalam mengukur produktivitas kerja dari departemen-departemen yang ada.

  Aplikasi dari sistem tersebut adalah sebuah aplikasi DSS dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Proccess (AHP) untuk pembobotan dan Objectives Matrix (OMAX) untuk pengukuran produktivitas. Hasil dari aplikasi yang dibuat adalah berupa informasi mengenai kriteria-kriteria apa saja yang mempengaruhi kinerja hotel.

SUMBER : http://duadania.blogspot.com/2009/05/dss-decision-support-system_25.html